Alapvető számlabefogadási tudnivalók

2013. Február 22.

A számla befogadás mozzanata azt jelenti, hogy a saját vállalkozásunk részére vásárolt termékről, igénybe vett szolgáltatásról az eladó fél által kiállított számlát átvesszük, elismerjük annak jogalapját, és összegszerűségét, polgári jogi értelemben a számla alapján az a kötelezettség hárul ránk, hogy ki kell egyenlítenünk.  És végül bevezetjük a vállalkozás különféle nyilvántartásaiba – illetve e célból átadjuk a könyvelőnek, hogy „könyvelje be”.

Mindezek után a befogadott számla – összegétől függően – kisebb nagyobb mértékben érinti a vállalkozást terhelő adókat, adóalapokat.  Ezeket takarja a számla befogadása.  Ellentétpárja a számla visszaküldése, amely azt jelenti, hogy nem vagyok hajlandó a számlát befogadni, azaz nem vagyok hajlandó bekönyvelni, és így kiegyenlíteni sem, nem fogom költségként elszámolni, nem fogok rá áfát visszaigényelni – mindez együttesen azt jelenteni, hogy nem fogadom be a számlát. Ennek nyilván csak alapos oka lehet, a teljesítés, amiről a számlát kiállították, nem szerződésszerű, vagy éppen a számla formailag hibás. A számla visszaküldése negatív oldalról nagyon pontosan leírja, hogy mit jelent a számla befogadása.

Miért emeljük ki éppen a számla befogadás mozzanatát?  Nem túlságosan jogi, vagy akár könyvelői megközelítés ez? Azért emeljük ki, mert a számla befogadásával a vállalkozó nagy felelősséget vesz magára. Igaz ez akkor is, ha a vállalkozások többsége akár naponta is  tucatjára fogad be számlákat – végülis ez egy mindennapi tevékenység kell legyen. Valóban, azonban a számla élete és hatása nem ért véget a bekönyveléssel - a befogadásától kezdve legalább 6 évig arra vár, hogy ellenőrizze az adóhatóság, és egy revizor – súlyos bírságok, pótlékok és egyéb szankciók kiszabásával megmondja róla, hogy mi a hibája, miért nem lett volna szabad befogadni. Mert az adóellenőrzések is a számlák körül forognak. Ez a számla befogadáshoz kapcsolódó felelősség lényege. Nem véletlen, hogy multinacionális vállalatok külön kontrollert alkalmaznak, egyebek mellett a befogadott számlák alaki és tartalmi vizsgálatára – és ami hibás, azt kérlelhetetlenül vissza is küldik.

Amikor egy számla tartalmi hitelességét vizsgáljuk, akkor ez nem korlátozódik csak a számlára, szükségszerűen ott kell, hogy álljon a számla mögött először egy  szerződés, amely meghatározza a teljesítés feltételeit, majd a számla mögött ott kell, hogy álljon a szerződés-szerű teljesítés megtörténtének igazolása is. Ez a követelmény a három dokumentum vonatkozásában egy időbeli sorrendet is meghatároz – követve a gazdasági esemény megvalósulásának folyamatát.  A szerződést meg kell kötni, értelemszerűen írásba kell foglalni, aztán teljesíteni kell – és ezt a teljesítést „a kívülállók általi megállapíthatóság”  érdekében dokumentálni kell, azaz  írásba kell foglalni. Ezen folyamatok – szerződéskötés, teljesítés – írásba foglalása nélkül nem teljesíthető a valódiság számviteli elve.

Érdemes az ilyen ügyekben kialakult bírósági gyakorlatból eredő következtetéseket levonni – és a saját vállalkozásban érvényesíteni. A bíróságok a számla befogadás során a lehető legnagyobb gondosságot várják el, és megkérdezik, hogy a számla hitelt érdemlősége megállapítása érdekében a számlabefogadó tett-e és ha igen, milyen intézkedéseket, ezek alkalmasak voltak-e vagy sem a hiányosság felismerésére?  A kellő gondosság tanúsításának megállapítására csak akkor kerülhet sor, ha a számla hiteltelensége olyan okból következik be, amelyről a számlabefogadónak nemcsak hogy tudomása sem volt, hanem arról tudomást sem szerezhetett volna, azt nem ismerhette fel, arra ráhatása nem volt, illetve nem is lehetett. A bíróságok szerint nem értékelhető tehát kellő körültekintés megvalósulásának, ha az adóalanyiság megismerése érdekében az adóalany nem tesz semmit, vagy szerződő partnerétől kér információt, mivel az adott esetben éppoly valótlan lehet, mint a kibocsátott számla. Még egy folyamatos gazdasági kapcsolatban is elvárható az üzleti partner felőli tájékozódás, azaz olyan információk beszerzése, amelyek jellegük, tartalmuk, formájuk alapján alkalmasak lehetnek a számla kibocsátójára vonatkozó aktuális adatok megismerésére, valamint a hiteltelen bizonylat kiszűrésére. A számlabefogadó adóalanynak tudnia és ismernie kell az adólevonási jog gyakorlásának törvényi feltételeit. Az a magatartás pedig, amely a kellő körültekintés elmulasztásában, és a „puszta bizakodásban” nyilvánul meg, csak gondatlanságként és nem kellő körültekintésként értékelhető. Az adóalany az általa kifizetett, de a költségvetésből vissza nem igényelhető összeget ezért az üzleti partnerétől egyéb törvényes úton követelheti.

Az önmagukban is súlyos jogkövetkezményekkel való fenyegetettség miatt a számla befogadás intézményét ki kell emelni a jogi kötelezettségek napi rutinban elsikkadó sorából. Ezt indokolja egyébként valóban  az is, hogy a számla befogadás a vállalkozás mindennapos tevékenysége.

« Vissza a tippekhez