Az információ-áramlás megszervezése a cégben

2013. Március 20.

Egy cég munkaköri leírásainak rendszere olyan, mint egy több ezer kis alkatrészből álló bonyolult gépezet: bármi valahol megváltozik benne, akár több tucat változást kell emiatt másutt végrehajtani. Ezért jó egy nagy menetben letudni a munkaköri leírások teljes megújítását. Ez erős tiltakozással szokott együtt járni, de ha mindenkit egyformán érint a dolog, akkor el lehet fogadtatni. Úgyis a jövőben is szükség lesz változtatásra, mert az élet megy tovább, új termékek, új szolgáltatások indulnak, tovább növelik az adókat és emiatt muszáj fokozni a termelékenységet, új versenytárs miatt csökkenteni kell az árakat és még tucatnyi egyéb ok okozhat változást a munkaköri leírásokban.

A munkaköri leírásnak tartalmaznia kell azokat az információkat, amik beáramlanak a munkahelyre és – feldolgozás után – kiáramlanak a munkahelyről. Figyelem! Ide nem a kéretlenül ömlő reklám és ajánlat áradatot kell beírni, hanem azokat az információkat, amire a munkavégzéshez szükség van – bármennyire is nehéz, bármekkora erőfeszítésekre is van szükség azok megszerzéséhez! Sőt, éppen a legfontosabb információk megszerzéséért kell a legjobban megküzdeni: fizetni kell érte, kérni, könyörögni, ellenszolgáltatást nyújtani, rendezetlen adathalmazból hatalmas munkával kiválogatni!

A kiáramló információk azok, amelyekre más munkahelyeknek, vagy a megrendelőknek, szolgáltatást igénybe vevőknek, államnak stb. szüksége van. Tehát nem kifele menő információ a pletyka, a tudatosan rosszindulatú vagy butaság, tudatalatti kényszerek hatására megszülető információ elferdítés, az öndicséret és önigazolás terjesztése – hiszen ezeket senki nem várja, ezekre senkinek sincs szüksége. A rossz híreket csak annak szabad továbbadni, akire az tartozik, különben csak rossz hangulatot kelt a cégben és rombolja a munkamorált. Sok munkatárs egy kkv-ben szinte mást sem csinál, csak információt állít elő, ezzel telik az egész napja.

Másoknak ez mellékes kicsiny résztevékenység, mégis az információ felhasználójánál lehet alapvető fontosságú dolog. Gyakorlatilag egy cégen belül meg lehet tervezni az információ áramlást ugyanúgy, ahogy a termelésben az anyagok, alkatrészek áramlását megszervezik.

Amíg nem túl bonyolult az áramlás, addig megfelelnek a munkaköri leírásokban így megadott nyúlfarknyi adatok, ám egy nagyobb és bonyolultabb cégben célszerű nagy papíron ceruzával felrajzolni az irányokat és tisztázni, hogy ki kinek milyen információt és mikor, hogyan, milyen részletességgel állít elő.

Az információ hatalom és nélkülük nem léteznek jó döntések. Nagyon fontos, hogy feltüntessük, kitől kapjuk az információt – és ellenőrizni is fontos, hogy a feladó poszton fel van-e tüntetve, mint adott információ! Ha a feladó és a fogadó cégen belül van, akkor mindkettőjük munkaköri leírásában meg kell jelennie – azonos leírással – az információnak. Ha az információ cégen kívülről érkezik, akkor külön szerződésben kell biztosítani az információ biztos beérkezését!

Bejövő információ esetén a munkaköri leírásban fel kell tüntetni, hogy azt kitől és milyen formátumban kapjuk.

A kimenő információ esetén tudnunk kell, hogy kiknek megy, hiszen ha valamit változtatunk rajta, annyi helyről kell engedélyt kérnünk, ahány helyen azt használják. Több cégben egyszerűen felteszik az információt a vállalati intranetre és elvárják, hogy abból mindenki kimazsolázza a neki szükségeseket. Noha csábítóan egyszerű, s korábban cégvezetőként magam is ezt szorgalmaztam, nem vált be a dolog.

A legkisebb gond, hogy ilyenkor érzékeny és bizalmas információk olyan munkatársakhoz is eljutnak, akiknek semmi közük hozzá. Ennél sokkal nagyobb gond, hogy az információ hirtelen tengernyi lesz és messze nem abban a feldolgozott formában érkezik, mint amire szükség van. S ha három különböző számolótáblából csak képletekkel, táblázatkezelő guruk segítségével kiválogatható módon tudunk adatot nyerni, akkor az az adat bizony ott is marad és soha nem kerül felhasználásra. Ezért a kimenő információt olyan formában kell nyújtani, amit a fogadó hely szakértelme fel tud használni!
Nem tudom miért, de azt tapasztalom, hogy az ügyfeleimnél durva veszekedések színtere az információ szolgáltatás.

Valahogy még nem sikerült azt felfogni, hogy az információ ellátás ugyanolyan fontos, mint az anyagellátás – vagy néha még fontosabb is. A kézzel fogható dolgok szerintem is nagyon fontosak, mégis a butaság gőgjét vélem felfedezni abban, ha valaki előbbre helyezi a saját dolgait csak azért, mert abból valami tapintható anyagi természetű termék születik.

Ezért egy olyan jámbor főnöki utasítás, hogy ezentúl „tájékoztassa az értékesítés a termelést a várható megrendelésekről” nem ér semmit, hiszen
•    sem a tájékoztatás mélysége,
•    sem a formátuma,
•    sem a gyakorisága,
•    sem a határideje,
•    sem hogy kitől megy a tájékoztatás pontosan kinek
nincs bent az utasításban. A fogadó termelésnek meg sokkal nehezebb elmagyaráznia, hogy amit kap, az számára nem ér semmit, hiszen ez nem egy beépíthetetlen alkatrész, amiről ordít, hogy nem megfelelő.

Az információ áramlás csoportos eszköze a cég értekezleteinek, gyűléseinek rendszere. Ezeken oda-vissza áramlik az információ, így ott döntések is születhetnek (erről készülnek az értekezletek jegyzőkönyvei). A legjobb, ha rendszeresek az értekezletek és a gyűlések, s ha ezeknek állandó és néhány nappal előbb már megküldött változó napirendi pontjai vannak. Minden munkaköri leírás része, hogy melyik értekezleten vagy gyűlésen kell részt vennie, hogyan kell arra felkészülnie, mit kell oda vinnie (általában valamilyen általa feldolgozott információt).

« Vissza a tippekhez