Az adminisztrációs és pénzügyi részleg elérendő eredményei

2013. Április 18.

Meg kell, hogy mondjam, tanácsadói munkám során a legtöbb vitám az itt felsorolt követelményrendszer miatt szokott bekövetkezni. Pedig ezek ezerszer átgondolt, kiérlelt követelmények és egyedül ez működik, mindenféle más praktika csak veszélyhelyzethez, csődhöz vezet.

Természetesen tisztában vagyok azzal, hogy Magyarországon még nagyvállalatokban is gyakran hiányoznak a szükséges szabályzatok. Ám tudom, hogy nem nagy ügy ezek megírása, így nem látom az okát, hogy miért kellene minden egyes alkalommal feltalálni a spanyolviaszt, ha valamilyen szabályzatban egyszerűen elrendezhető problémával találkozunk. A szabályzat, a folyamatleírás, a szokásos elintézési módok leírása  az adminisztrációs munka termelékenységének az alapja, s mivel a létszám elég nagy része itt dolgozik, ennek a termelékenységével is ugyanúgy foglalkozni kell, ahogy azt a termelésen megtesszük.

Ne féljünk kiadni a követelményeket, ez elérendő eredményeket! Pontosan tudom, hiszen már számtalanszor magam is végighallgattam, hogy gúnyos megjegyzések kísérik a követelmények ilyen kiosztását. Tanácsadóként naponta ezeket a mondatokat hallgatom, s jó, hogy ezt hallom, mert ez őszinte párbeszédre utal. A hátam mögött pusmogás, a csendes sztrájk sokkal rosszabb. Ezért azt javasolom, hogy bevezetéskor soha senkinek ne essen bántódása azért, mert a rendszer ellen szólt. Főleg azért fontos ez a szabály, mert az igazi ellenállók soha nem jönnek ki a napfényre, azok bizony csak csöndben szokták a többi embert a háttérből lázítani. Értelmetlen a tisztességes, nyílt, becsületes, de dezinformált embereket büntetni; velük inkább meg kell beszélni a gondjaikat, tisztázni a félreértéseket. Aki meg a háttérben marad, előbb-utóbb úgyis kikopik a cégből, mivel esze ágában sincs dolgozni, teljesítménybérben eredményeket hozni. Nagy dérrel-dúrral és kellő csinnadrattával „majd meglátjátok, hogy nélkülem úgyis tönkrementek” szöveggel fog hamarosan kivonulni a cégből, s ne lepődj meg, ha egy olyan munkatársad lesz, akiről eddig az álmodban sem gondoltad, hogy így cserben fog hagyni.

Az adminisztrációs és pénzügyi részlegben elérendő eredmények listája

•    korrekt (=nem kell vesztegetéseket fizetnünk) és gyors (=kevés időnket rabló) kapcsolatokat tartunk a hatóságokkal
•    a cég mindenben teljesen törvényesen működik
•    a külső és belső zsarolók, élősködők a lehetséges legalacsonyabb kiadási szinten vannak kezelve (valamennyi pénzt kell rájuk fordítani, ez egy ilyen világ, amely sajnos megengedi a létezésüket)
•    a könyvelés és egyéb előírt hatósági nyilvántartások naprakészek és az adóbevallások határidőre, hibátlanul beküldésre kerülnek az előírt hivatalokhoz
•    a vevők panaszai korrigálásra kerülnek és minden panasz alapján végleges rendezésre kerül a panasz valódi oka (nem a tünete)
•    a munkatársak panaszai kivizsgálásra kerülnek és igazságos rendezés történik a panasz tárgyában
•    létezik a cégben egy olyan alap pénzügyi terv, amely büdzsékre bontva tartalmazza a szokásos havi költségeket
•    hetente elkészül a pénzügyi erőforrás felhasználási terv
•    a cégben csak előzetesen engedélyezett pénzköltések és kötelezettségvállalások (szerződéskötések, ígéret adások) vannak
•    a pénzeszközök maradéktalan megőrzésre kerülnek
•    a cég nehéz időkre pénzügyi tartalékokat halmoz fel
•    hitelt csak előre viszonylag pontosan kiszámolható idő alatt megtérülő projektekre vesz fel a cég, semmi más egyéb célra nem kér kölcsön pénzt
•    minden teljesítés azonnal számlázásra kerül, amint erre szerződés szerint lehetőség nyílik
•    a jogos követelések teljes egészében a lehetséges legkisebb csúszással begyűjtésre kerülnek
•    minden vevőnek ki van alakítva a fizetési módja, hitelkerete, fizetési biztosítéka, nemfizetés elleni biztosítása vagy ezek valamilyen biztonságos kombinációja
•    a kifizetések folyamatosan a bevételek alatt vannak tartva
•    a cég vagyontárgyai jó állapotban vannak megőrizve és megtartják értéküket
•    a cég vagyontárgyai ki vannak használva
•    a cég épületei tiszták, jól karbantartottak, jól szolgálják a munkavégzést és bizalmat keltenek a látogatókban

« Vissza a tippekhez